保有個人データに関する公表事項 | オプティマ・ソリューションズ株式会社

保有個人データに関する公表事項

本内容は、個人情報保護法及びJISに基づく「本人の知り得る状態に置く（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）」事項です。

1 （１）個人情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名
2 （２）個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
3 （３）すべての保有個人データの利用目的
4 （４）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
5 （５）認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
6 （６）開示等の請求等に応じる手続
7 （７）保有個人データの安全管理のために講じている措置
8 個人情報苦情及び相談窓口

（１）個人情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名

名称：オプティマ･ソリューションズ株式会社
住所：東京都港区西新橋1-18-6　クロスオフィス内幸町5階
代表者の氏名：中康二

（２）個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先

取締役シニア･コンサルタント
（連絡先は文末記載の「個人情報苦情及び相談窓口」参照のこと）

（３）すべての保有個人データの利用目的

お取引先様の個人情報
・お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため
（「契約に入る前の段階における利用」と「契約終了後における利用」を含みます）
株主の皆様の個人情報
・会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
・当社から各種便宜を供与するため
・株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
・各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため
当社への入社を希望される皆様の個人情報
・就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
・採用選考業務のため
当社の社員の個人情報
・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続(本人退職後も含む)、その他雇用管理のため
・人事選考、配属先および出向、派遣先の決定のため
・報酬の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
・ビデオ及びオンラインによるモニタリング等における安全管理措置のため
・当社PR又は宣伝資料等における当社PR又は宣伝活動等のため
・適正な健康管理のため。(健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません)
・緊急事態の準備及び対応のため
当社へお問合せ頂いた方の個人情報
・当社の接客態度等の向上のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
・弊社が提供するサービスに関する情報を電子メール等で継続的にご提供するため
当社Webサイトを閲覧された方の個人情報
・Cookieなどの技術を使用し、当社Webサイトの閲覧履歴を取得・分析して、当社から適切な情報を提供するため
特定個人情報等（マイナンバーを含む情報）
源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため
当社従業者の緊急連絡先にあたる方々の個人情報
緊急時の対応及びその準備のため

（４）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

・「個人情報苦情及び相談窓口」（文末参照のこと）

（５）認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

・現在当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者ではございません。

（６）開示等の請求等に応じる手続

開示等の請求等の申し出先
・当社の個人情報苦情及び相談窓口（文末参照）
開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式
下記a)とb)を、当社「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。なお郵便又は宅配便以外の手段（直接のご来社、電子メール、FAXなど）での開示等の請求等は受け付けておりません。
a) 当社指定の「開示等の請求等申請書」
こちらからダウンロードしてください
b) 本人確認書類
　1)ご本人によるお申し込みの場合
　　・本人の公的証明書（写し）
　2)代理人によるお申し込みの場合
　　・代理権確認書類
　　（法定代理人の場合）戸籍謄本その他その資格を証明する書類
　　（任意代理人の場合）本人の印鑑登録証証明書と、当社指定の「開示等の請求等委任状」
　　　こちらからダウンロードしてください（印鑑登録された本人の印鑑を押印してください）
　　・代理人の公的証明書（写し）
　　・本人の公的証明書（写し）
手数料
「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として1,000円いただきます。1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の請求等がなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。

※公的証明書とは、下記のアまたはイを指します。

ア　以下のいずれかをひとつ
運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード（氏名と写真の表示がある面のみ）
在留カード、特別永住者証明書
イ　以下の書類をふたつ以上
公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳
後期高齢者医療の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合員証
私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書

※本手続きのためにご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみ、開示等の請求等をお願いいたします。

当個人情報は、本人からの開示等の請求等に応じるために利用いたします。
本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。
法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。
その他、当社の個人情報の取扱いについては当社のホームページのプライバシーポリシーをご参照下さい。

※その他の注意事項

郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。
内容により、お時間をいただく場合がございます。
開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。
「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。

（７）保有個人データの安全管理のために講じている措置

基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。
個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。
組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。
人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。
物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。
技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。
外的環境の把握
当社は外国にサーバーがあるクラウドサービスを利用しており、保有個人データの安全管理のために、サーバーの所在地が我が国と同等の水準にあると認められる個人情報保護制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で認められたEU圏内もしくは英国であること、若しくはCBRP認証を取得していることを確認し、いずれにも当てはまらない場合は、当該外国の制度等を把握した上で当該クラウドサービスの情報セキュリティ確保の確認など適切な安全管理措置を実施しております。
なお、現在個人データの提供がある外国及びその国の制度等は、下記の通りです。
米国
 シンガポール
 オーストラリア