弊社クライアントの日本ハウズイング株式会社様が、プライバシーマーク（Ｐマーク）を取得されました。弊社のプライバシーマーク取得パッケージをご利用いただき、着手から約6ヵ月での取得を実現しました。（担当コンサルタント：鈴木雄一）
同社 ・建物管理部 推進役 森田様、建物管理部 法務グループ グループ長 遠藤様からいただいたコメント：
御社の事業内容とPマーク取得の経緯について教えてください。
弊社は、マンション・ビル・不動産管理事業や営繕工事業を通じて住宅・オフィスに関するサービスを総合的に提供しています。業務の中で、個人情報を日常的に取り扱っているので、個人情報を適正に扱うことについて社内でも重要事項として認識し、考えられる対策を取ってきていました。
プライバシーマークについても何回か検討したのですが、認証規格までは必要ないだろうとの結論に至っていました。ただし、ここ数年、個人情報の取り扱いに対する関心が大変高まってきており、本当に自分たちのやっていることが世の中の標準に合致しているのかどうか、確認する必要性を感じていました。そこで、プライバシーマークを取得することでそれを確認しようということになりました。
コンサル会社を弊社に決めていただくまでの経緯を教えてください。
以前から取引があるITコンサルティング会社にお願いしようかと考えたのですがかなり高額の費用になりそうで、二の足を踏んでいました。たまたま別件のお打ち合わせをしている際に、同業の方でプライバシーマークを取得している会社があり、御社のお名前をお聞きしたのがきっかけです。
インターネットで検索しましたら、御社のWebサイトが出てきて、同業他社さんの実績も掲載されていたので、安心感を持ちました。それでお見積りを頂いたところ、やはり以前に他社から頂いたものとは大きな開きがありリーズナブルな内容でした。またご説明にも来ていただいて、進め方などを考慮した結果、御社にお願いすれば、私たちが目標とするスジュールでプライシーマークが取得できそうだと分かり、御社にお願いすることにしました。
作業にどのくらいの時間がかかりましたか？
各部署ごとに担当者をたてて、分担して作業を進めていきました。各部署で作成してもらった個人情報台帳の内容が本当に正しいかどうか、部署ごとにヒアリングするのに一番時間がかかりましたね。
最初は、コンサルタントの鈴木さんにも「一般的な内容の台帳を作ってほしいなぁ」とか「おんぶにだっこできたできたらいいのになぁ」と思っていたんです。しかし、今回の作業を進める中で、表面的にしか付き合っていなかった関連他部署の方に細かい内容をヒアリングすることで、会社の仕事の中身をよく理解できて、今では本当によかったと思います。
何が大変でしたか？
プロジェクト立ち上げ後、各部署の担当者に当事者意識を持ってもらう事が一番難しかったと思います。
安全管理策は何やりましたか？
こうしなきゃいけないんじゃないか、どうなんだろう？と色々と不安はありましたが、ほぼ現状のままでした。特に費用が掛かったところはなかったと思います。
現地審査の印象は？
JUASの審査員の方は優しい方でした。最初、監督官庁の審査のイメージがあったので構えてしまい・・・（苦笑）一生懸命指摘を受けないように抵抗してました。それで、プライバシーマークの審査での指摘というのは、より良くするためのアドバイスなんだと気付くのに、少々時間がかかってしまいました。審査が終わってみると、指摘も非常に少なかったです。社員が多いにも関わらず、教育などがしっかりとできていて、的確な内容になっていることを評価していただきました。
Pマークを取得しての感想を教えてください。
Pマークが取得できてから、「やっと取得できた！」という喜びの感情と、今後運用していけるのかという不安が入り混じった不思議な時間がありました。プロジェクトを通して、緊張感もあり大変でしたが、充実していました。
やりがいがありましたね。またPマーク取得後、社内を巡回すると現場の意識が高まっているのが分かりました。 例えば、ちょっとした紛失などが起こった場合でも、「たぶん大丈夫でしょう・・・」と済ませるのではなく、 小さなことでも「確認しよう」に変わってきています。具体的な変化がみられるようになったのは、本当にPマークを取得したことによる効果です。
コンサルティングで良かったことを教えてください。
担当コンサルタントの鈴木さんは、何でも聞けたのが良かったです。電話でもメールでもすぐに連絡をしていただき、ちょっとしたことでも分かりやすく説明してくださいました。
正直に言うと、やり始めた頃は、「マークが取れればいいや！」と思っていたんですよ。しかし、今になってみると、鈴木さんがきちんとコンサルティングをしてくださったおかげで、自分たちのレベルが上がったことを実感できます。
これからPマークに取り組まれる方へひとことお願いします。
ご説明に来社していただいた際に、営業の相野さんから「Pマークの丸投げは最悪。絶対ダメですよ！」という言葉を頂いていました。会社としてプライバシーマークを取得しようという時には、取得という目標があり、ターゲットとする期間があり、いかにうまく楽して取得するかという考え方に陥ってしまうと思いますが、それは本当に会社のためになりません。目先のことを考えるのではなく、その先の本当の目標を見据えて進めるのがよいと思います。
今回、当社では個人情報に関する古い規程を捨てて、御社の雛形にほぼ入れ替えました。『郷に入れば郷に従え』新しいものを吸収するためには、古いものから脱却してでも実行する価値があると思います。オプティマ・ソリューションズさんのサービスに本当に満足しています。
